نصائح سريعة كي تكون اجتماعاتكم عبر الفيديو أكثر فعالية - vitapsy

vitapsy

ننشر الأمل في زمن الأزمات

نصائح سريعة كي تكون اجتماعاتكم عبر الفيديو أكثر فعالية

Share This
"اجتماع الاونلاين"

أثناء العمل من المنزل في هذه الفقرة، غالباً ما ستكون الاجتماعات المنعقدة من خلال استخدام تطبيقات مكالمات الفيديو التي تجرى عبر الانترنت، والتي تضم  عدداً كبيراً من فريق العمل على شكل "مكالمات جماعية".
قبل بدء الاجتماع، عليك أن تضبط خلفية مكتبك بناءاً على المكان الذي اخترته في السابق كمساحة للعمل (راجع  "انتباه...تم نقل المكتب بنجاح")؛ فمن غير اللائق أن تكون الخلفية جزءًا من غرفة النوم، أو حائطاً مشتتاً للنظر والإنتباه، أو ممراً يتشاركه أفراد الأسرة، لذا احرص على ابقاء بعض من الخصوصية نظراً لأهمية الموقف وجديته.


كن متأهباً قبل عشر دقائق من الوقت المحدد مسبقاً للاجتماع لتفحص سماعات الرأس والتأكد من أنها تعمل جيداً، وراقب سرعة الانترنت فليس من الجيد أن تفقد الاتصال في جزء مهم من الحديث أثناء الاجتماع، وقم بتجهيز ورقة وقلم لتوثيق المعلومات التي ستناقش مع فريق العمل والملاحظات في نهاية الجلسة.

هذه الاجتماعات مع فرق العمل الموزعة عن بُعد تساعد على إبقاء الشركة والعمل على المسار الصحيح، بالإضافة إلى أنها ضرورية لكسر الحواجز الجغرافية كما النفسية، وحيوية بحيث تساعد على بناء العلاقات والعملية والروابط المتينة بين كافة الاطراف وتشكل فرصة لتبادل المعلومات التي تنتج عن النقاشات التي تدور بين أفراد الفريق ما يعزز "الاتصال الجماعي" من خلال اختلاف الآراء والرؤية.

ولإتمام "إجتماع الاونلاين" بنجاح يمكن استخدام بعض التطبيقات المخصصة لعقد الاجتماعات عبر الانترنت التي تقوم على الاتصال بطريقة الفيديو، وقد اخترنا لكم مجموعة من هذه التطبيقات المجانية.

  • تطبيق زوم (Zoom): يعد هذا التطبيق واحداً من أهم وأفضل تطبيقات اجتماعات الفيديو بين أروقة الشركات، فيصل عدد مستخدميه الى أكثر من مرة 500 ألف مستخدم من أصحاب الأعمال والمشاريع وحتى الافراد مم المستقلين. ميزة هذا التطبيق أنه يتيح إمكانية إجراء عدد لا متناهي من اجتماعات ومكالمات الفيديو مجاناً لحوالي 50 شخصاً ولمدة تصل إلى 40 دقيقة في كل اتصال بالإضافة إلى عدداً لا نهائياً من دقائق ومكالمات الفيديو بين شخصين.
  • تطبيق جو تو ميتينج (Go ToMeeting): يتراوح عدد مستخدمي هذا التطبيق إلى ما يفوق ال 18 ألف مستخدم شهرياً حول العالم وثبت أنه أسرع بنسبة 20% من جميع التطبيقات المنافسة كما يتيح إمكانية عقد اجتماعات الفيديو بطريقة سهلة وبثقة عالية، ويقوم بتوجيه تنبيهات قبل موعد بداية الاجتماع للحرص على عدم تأخر المشاركين في الاجتماع ويتمتع بخاصية مشاركة الشاشة مع فريق العمل وعرض التقارير ونماذج العمل كذلك استخدام أدوات الرسم لشرح أو توضيح فكرة معينة أثناء النقاش.
  • تطبيق جوين مي(join.me): هذا هو التطبيق الامثل لإجراء اجتماعات الفيديو المجانية لحوالي 5 مشاركين ويتفرد بميزة مشاركة الشاشة الفورية مع المشاركين وعرض المستندات والتقارير والإقتراحات التقديمية والسماح للآخرين التحكم بالماوس واستخدام لوحة المفاتيح في حال رغبوا في الإشارة إلى نقطة معينة. فضلاً عن إمكانية عقد الاجتماعات الصوتية فقط في حال عدم الرغبة في الظهور في اتصال الفيديو.
  • تطبيق ابير إن (appear.in): بالرغم من حداثة هذا التطبيق إلا انه يتمتع بشعبية واسعة نظراً لسهولة استخدامه بحيث لا يحتاج الضيوف إلى تسجيل الدخول أو رموز مرور معقدة للمشاركة بالاجتماعات، وهو يتيح عقد اجتماعات الفيديو بين 4 مشاركين بطريقة مجانية ويوفر جزءًا مخصصاً للدردشة النصية أثناء الاجتماع واخرى مغلقة لعقد الاجتماعات الخاصة، ويمكن الإنضمام الى الاجتماع من خلال رابط مخصص يتم مشاركته من خلال الجزء المخصص للكتابة النصية.
بالإضافة إلى "تطبيق Skype" الشهير والمستهلك من قبل فئة كبيرة من الناس لاجراء المحادثات واجتماعات العمل.

نترك لكم الحرية التامة في اختيار اياً من التطبيقات التي استعرضناها وإياكم ولكن المهم أن تحافظوا على مهنية هذا الاجتماع أخذه على محمل الجد ولا تنسواا أن تتعلموا من هذه التجربة العملية-المنزلية الجديدة.

اتمنى لكم نهاراً ممتعاً ومنتجاً!



ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق